Internkontroll for dokumentasjon skal sørge for at dokumentasjonsforvaltningen støtter kommunens behov.

Det er viktig å kunne kontrollere at kommunens kjernefunksjoner blir dokumentert. Dokumentfangst er utgangspunktet for all arkivering.

Det er viktig å ha en helhetlig oversikt over kommunens dokumentasjon når postmottaket i en fullelektronisk verden ikke lenger har full kontroll over all dokumentasjon i kommunen.

Vi skal ha kontroll med daglig drift, og gode kontroller for om planer, prosedyrer, rutiner, retningslinjer, instrukser og systemer fungerer. 

Arkivtjeneste

Arkivtjenenesten har rutiner for fordeling av oppgaver slik at alle post (fysisk og digital) Verdal kommune har ansvar for sjekkes daglig. 

• postmottak@verdal.kommune.no
• Altinn, hovednummer og alle underenheter sjekkes.
• Kommunens sak- og arkivsystem Elements, fordelingssaker SvarInn og innsynsbegjæringer.
• Papirpost

Verdal kommune - Arkivrutiner (arkivplan.no)

Ledere

• Kontrollere at arkivverdig dokumentasjon blir arkivert i sin enhet/avdeling etter gjeldende rutiner. (Samhandlingsplattformer, e-post, sosiale medier, Teams, SMS)
• Gjennomføre og følge opp restansesøk for sin enhet/avdeling.
• Sjekke forfalliste pr. avdeling. ("Avdelingens ubesvarte post" i Elements)

Saksbehandlere

• Følge opp slik at arkivverdig dokumentasjon blir arkivert i sin enhet/avdeling etter gjeldende rutiner. (Samhandlingsplattformer, e-post, sosiale medier, Teams, SMS).
• Daglig sjekk av forfallsliste ("Min ubesvart post" i Elements)
• Jevnlig sjekk av egne restanser 
• Sjekk journalposter med status R. Ferdigstill det som er ferdig.
• Sjekk saker under behandling status R. Ferdigstill saker som er ferdig.

Fagsystemer

Kontrollrutiner for fagsystemene (UNDER UTARBEIDELSE)

Rutiner for elektronisk behandling av arkivdokumenter.