Bakgrunn

Verdal kommune vurderer at en gjennomgang og kassasjonsvurdering vil være et omfattende og møysommelig arbeid. Ressursene som kreves for å sette i gang en slik prosess, vil være mye større enn gevinstene. 

Derfor har vi kommet frem til merbevaring ut i fra veilederen til Bevarings- og kassasjonsforskriften, i tillegg vedtar vi kassasjonsvedtak på enkelte områder. 

Vedtak om merbevaring

Verdal kommune viser til Riksarkivarens forskrift kap. 7 del I og III, med Arkivverkets veileder om bevaring- og kassasjon inkludert vurderingen nedenfor, og innfører kassasjonsvedtak på dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon.

Verdal kommune har vurderer at det er mer formålstjenlig å bevarer mer dokumentasjon enn forskriften krever. 

Sak- og arkivsystemet vårt er ikke godt tilrettelagt for kassasjon uten at det blir svært mye manuelt arbeid.  Det betyr at alt som er arkivert i sak- og arkivsystemet Elements Cloud tas vare på.

Vedtaket gjelder for arkivmateriale som allerede er skapt og alt som skapes i fremtiden. Dette vedtaket gjelder ikke det som allerede er deponert til IKA Trøndelag eller skannet. 

15. august 2024 Kari Prestvik, Virksomhetsleder og arkivleder.