En sentral del av internkontrollen er å gjøre risikovurderinger. Risiko er et uttrykk for et potensiale eller en mulighet for uønskede hendelser.  Først defineres områder hvor det kan oppstå uønskede hendelser. Deretter må vi vurdere sannsynligheten for at hendelsen oppstår, og hvilke konsekvenser hendelsen kan få for dokumentasjonsforvaltningens mål dersom den oppstår.

Typiske risikoområder

• Innføring av nye systemer eller metoder som får konsekvenser for dokumentbehandling (f.eks. integrasjoner, samhandlingsplattformer, fagsystem, overføring til depot etc.).
• Konfidensialitets- og integritetssikring - Har vi regler og rutiner for å beskytte innholdet i dokumenter fra uvedkommende? 
• Omorganiseringer i virksomheten
• Dokumentfangst
• Tilgjengelighet
• Bevaring og kassasjon

Status Arkiv Verdal kommune

Revisjon-Midt Norge gjennomførte en forvaltningsrevisjon på oppdrag fra Verdal kommunes kontrollutvalg i perioden mars 2022 - februar 2023.

Det foreligger en egen forvaltningsrapport i kommunens sak- og arkivsystem. 

Siden 2018 er det jobbet godt med arkiv, og det er gjort en grundig jobb med oppdatering av rutiner, prosedyrer, skriveregler, årshjul og arkivplan for arkivtjenesten. 

Restanselister kjøres hver 2. måned. 

ROS Analyser

Verdal kommune har en plan for å starte opp med relevante ROS analyser i arkivet i løpet av høsten 2024.

ROS analyser for arkivet skal registreres i kvalitetssystemet COMPILO.

MAL: