Rutine for avslutning av (fag)system

Rutinen gjelder for:     Alle enheter og virksomhetsledere i kommunen

Rutinen gjelder ved:    Avslutning av elektroniske (fag)system, med eller uten tilhørende papirarkiv

Rutinens formål:         Sørge for at elektroniske bevaringsverdige opplysninger blir fanget opp og sikret før et system avsluttes eller byttes ut, og en bedre oversikt over oppdaterte (fag)systemer. 

Ved planlagt avslutning av et elektronisk system som enheten har benyttet for å dokumentere enhetens virke, skal det før avslutning gå melding om dette både til Arkiv og til IKT.  Ta kontakt i god tid før (fag)systemet avsluttes. Da har arkiv og IT mulighet til å være med på å forberede planleggingen av avslutning og overgang til nytt system. Ingen systemer skal avsluttes før både Arkiv og IT har svart at systemer er sjekket ut og klart for avslutning.

Arkivenhet skal ved mottatt melding etterprøve systemet iht kommunens bevarings- og kassasjonsplan. Dersom systemet ikke er tatt med i bevarings- og kassasjonsplanen eller om planen ikke eksisterer, skal arkivenheten vurdere systemet iht gjeldende lovverk for bevaring og kassasjon. I tilfeller hvor systemet inneholder materiale som er bevaringsverdig skal arkivenheten ta kontakt med IKA Trøndelag IKS for videre vurdering i forhold til digital deponering av systemet.