Arkivplan.no

Rutine for åpning av klientpost

  Utskriftsvennlig versjon
·         Brev adressert til Barneverntjenesten:

Servicekontoret fordeler denne posten uåpnet til barnevernet. Alt som omhandler barnevern håndteres uåpnet.

Fakturaer v/barnevern legges direkte til fakturamottak

·         Brev adressert til NAV v/Sosialtjenesten:

Servicekontoret fordeler denne posten uåpnet til NAV, som åpner, registrerer og journalfører etter gjeldende rutiner for dokumenthåndtering.

Fakturaer v/sosialtjenesten legges direkte til fakturamottak.

Returpost som omhandler NAV blir lagt i hyllen til NAV.

·         Brev adressert til Helsestasjonen:

Servicekontoret fordeler denne posten uåpnet til helsestasjonen. Alt som omhandler helsestasjonen håndteres uåpnet.

Fakturaer v/helsestasjonen legges direkte til fakturamottak.

·         Brev til rehabiliteringstjenesten:

Servicekontoret legger all post direkte til rehabiliteringstjenesten, som åpner, registrerer og journalfører etter gjeldende rutiner for dokumenthåndtering.

Fakturaer v/rehabiliteringstjenesten legges direkte til fakturamottak.

·         Brev til psykiatrisk sykepleier:

Servicekontoret fordeler denne posten uåpnet til leder v/psykiatritjenesten, som åpner, registrerer og journalfører etter gjeldende rutiner for dokumenthåndtering.

·         Brev til Kommunelegen

Servicekontoret fordeler all post uåpnet til kommunelegen, som åpner og journalfører posten etter gjeldende rutiner.

I fraværsperioder følger kommuneoverlegen med i ephorte på nye saker/dokumenter. Internpost kan bli liggende i inntil 3 uker i kommende perioder med forskningspermisjon.

Prøvesvar fra medisinske laboratorier

For tiden kommer nesten daglig brev fra St.Olavs Hospital. Det aller meste av disse er prøvesvar på koronatest hvor kommuneoverlege er kopimottaker og oppbevarer svarene for en periode. Disse skal ikke inn i ephorte, men legges i internpost til kommuneoverlegen. I fraværsperioder kan disse samles hos servicekontoret/arkiv og hentes i etterkant.

Det mottas også andre prøvesvar hvor smittevernlege er rekvirent eller kopimottaker. Disse må kommuneoverlegen (som smittevernlege) bli kjent med og sørge for å håndtere. Disse skal legges i ephorte sak 20/657.

Vedtak om somatisk helsehjelp til pasient uten samtykkekompetanse (pbl kap 4A)

Disse vedtakene fattes av institusjonstjenesten og kommuneoverlege mottar kopi som kommunens «OFA» overodnet faglig ansvarlig.

Disse journalføres i sak 20/585 Vedtak om tvungen helsehjelp jf Kap 4A, pbrl og navn på journalpost blir «Vedtal om helsehjelp kap 4A – navn»

MSIS-meldinger

Disse legges i egen sak år for år; i 2020/247.

Journalposten gis navn «MSIS – «meldingspliktig sykdom». Meldingspliktig sykdom står i rubrikk midt på sida i venstre spalte.

MSIS-meldinger om tuberkulose er annerledes og tydelig merket, legges i sak 20/583 hvor også epikriser og notat fra sykehuset om tuberkulose legges.

Legeerklæring om dødsfall - brev fra politiet

Disse er i ferd med å bli faset over i elektronisk portal og vil komme bort etter hvert. Enn så lenge skal disse signeres av kommuneoverlege og de må legges i internpost til kommuneoverlegen.

Disse skal ikke inn i ephorte.

Diverse skriftlige henvendelser

Håndteres i ephorte etter god forvaltningsskikk.
Send gjerne mail eller ring kommunelegen hvis det kommer henvendelser man er usikker på hvordan bør håndteres. Det hender det kommer dokumenter som egentlig er ment for praktiserende leger og ikke har noe inn i ephorte å gjøre.