Denne prosedyren forteller deg:

-          Hvordan skrive referat og sende ut

-          Hvordan melde referatet opp som referatsak til politiske behandling

 Hvordan skrive referat og sende ut:

Et referat fra møte i samarbeidsutvalg skal arkiveres i Acos websak. Referatene fra møter innenfor et kalenderår kan arkiveres i samme arkivsak. Arkivsaken bør ha følgende tittel «Referat fra samarbeidsutvalg ved xxx skole/ xxx barnehage [Årstall]».

Det er ikke behov for å lage en arkivsak per referat.

Arkivsaken skal være sakstype «GS – Generell sak», og den skal ikke ha noen midlertidig eller permanent skjerming. Dette settes eventuelt per journalpost i arkivsaken.

Hvert referat er en journalpost i arkivsaken. Dette skal lages som et utgående brev. Tittel på dokumentet og journalposten skal alltid være «xxx skole/ xxx barnehage – Samarbeidsutvalg – referat – dd.mm.åååå». Ved behov kan journalposten skjermes (settes u.off). Merk at denne IKKE skal være midlertidig.

Referatet skal sendes ut til alle møtedeltakere. Disse må derfor legges inn som mottakere i Acos websak. Dette er også av historisk verdi for arkivet for å vite hvem som har deltatt på møtet og mottatt referatet i etterkant. Det er ikke mulig å ferdigstille referatet eller melde det opp til politiske behandling uten at det inneholder mottakere.

Hvordan melde referatet opp som referatsak til politiske behandling

Et referat kan meldes opp til politiske behandling når som helst i prosessen med å utarbeide det, men det vil aldri bli sendt til politisk behandling før det er ferdigstilt (altså sendt ut (ekspedert) og endret status i Acos websak til F – Ferdig eller E - Ekspedert).

Slik melder du dokumentet opp til politiske behandling:

Høyreklikk på blå U (utgående brev) – velg «Behandle» - velg «Møte» - velg «Oppmelding».

Velg «Utvalg» (Utvalg for oppvekst og opplæring) – velg «Sakstype» (Referatsak). Klikk «Lagre oppmelding».

NB! Det skal aldri velges «ønsket dato».