Ord eller begrep

Forklaring

Arkiv

Dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet, dvs dokumenter som mottas eller produseres i virksomheten hos en arkivskaper og som samles som resultat av denne virksomheten.

Arkivbegrensning

Å holde utenfor eller fjerne fra arkivet dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon (ikke arkivverdige dokumenter).

Arkivdel

En vilkårlig definert del av et arkiv, hvor alt materiale er ordnet etter ett og samme klassifikasjonssystem som primær klasse. Vil ofte være definert identisk med det som kalles en arkivserie, men behøver ikke være det.

Arkivdepot

Institusjon eller annen organisatorisk enhet hvor bevaringsverdig arkivmateriale oppbevares permanent. Arkivdepotet avlaster arkivskaperen for lagring av eldre arkivmateriale og legger forholdene til rette for betjening av brukere  som er interessert i materialet.

Arkivplan

Samlet oversikt over arkiv og arkivfunksjoner i et organ. Ifølge arkivforskriften § 4 skal arkivplanen vise hva arkivet   omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen viser også hvilke instrukser, regler og planer som gjelder for arkivarbeidet.

Avskrivning

Registrering av opplysninger i journalen om når og hvordan behandlingen av et inngående dokument er blitt avsluttet.

Depotordning

I kommunal sektor: en ordning med arkivdepot(er) for den enkelte kommune og fylkeskommune, jf. arkivforskriften § 18. Se også Interkommunal depotordning.

Dokument

En logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framføring, overføring eller lignende. Dokumenter kan være på papir, i elektronisk format, SMS, foto, video etc.

Journalføring

Systematisk og fortløpende registrering av opplysninger i en journal. Etter arkivforskriften § 9 skal man registrere alle   inngående og utgående saksdokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Organinterne dokumenter registreres i den grad man finner det hensiktsmessig.

Kassasjon

Det å kassere, dvs. at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og tilintetgjort.

Kassasjonsliste

Oversikt over hvilket materiale som skal kasseres eller som er kassert.

Meroffentlighet

Prinsipp som sier at et forvaltningsorgan skal vurdere om et dokument kan gjøres kjent, helt eller delvis, selv om det etter offentlighetslovens bestemmelser er adgang til å unnta det fra offentlighet.

Offentlighet

Det at et  dokument er tilgjengelig for allmennheten, dvs. åpent for innsyn, etter hovedregelen i offentlighetsloven. Når et dokument unntas fra hovedregelen, benyttes begrepet «unntatt fra offentlighet».

Offentlighetsprinsippet

Prinsippet om at allmennheten skal ha rett til innsyn i beslutningsprosessene hos den offentlige forvaltning. Offentlighetsprinsippet omfatter dokumentoffentlighet og   møteoffentlighet.

Personvern

Å sikre at personopplysninger behandles på en slik måte at de ikke skader personens interesser.

Restanse

Mottatt dokument som ikke er avskrevet og som krever behandling.

Saksbehandling

Vurdering av informasjon knyttet til en intern eller ekstern problemstilling og utarbeidelse av det nødvendige grunnlag for en beslutning eller et vedtak.