RUTINER FOR BRUK OG LÅN

Internt bruk - hovedregle

Intern bruk og lån fra aktivt arkiv

Ekstern bruk og lån

Internt bruk - hovedregler (Tilbake)

All bruk av aktivt arkiv skal gå via arkivtjenesten og være i overensstemmelse med kommunens post og ekspedisjonsrutiner.

Arkivtjenesten skal betjene aktivt arkiv og på forespørsel hjelpe saksbehandler med å finne de nødvendige dokumenter. Bare hele saksmapper skal lånes ut fra arkivet. Originaldokumenter skal som hovedregel ikke lånes ut fra arbeidsstedet.

All bruk av eldre avsluttet materiale i kommunens bortsettingsarkiv skal gå via arkivleder i kommunen/virksomheten som må sørge for å registrere utlånet på en forsvarlig måte.

All bruk av eldre avsluttet materiale i kommunens/virksomhetens arkivdepot skal gå via den som er ansvarlig for depottjenesten (arkivleder).

Hvis kommunens/virksomhetens arkivdepot tjeneste ivaretas av Interkommunalt Arkiv i Rogaland (IKA) bør en saksbehandlers eller andre ansattes forespørsel om innsyn i avsluttet arkivmateriale gå via arkivleder som en henvendelse til IKA. IKA vil da legge materialet fram på lesesal til avtalt tidspunkt, ta nødvendige kopier og sende/levere disse eller formidle arkivopplysningene på en annen måte (f.eks. via telefon eller som e-post med skannet vedlegg). Den kommunale tjenestemann/-kvinne kan også henvende seg direkte til IKA, men vil da bli behandlet som en ekstern bruker som ber om innsyn i offentlige arkiver.

Hvis det ut fra saksbehandlingshensyn er behov for tilbakelån av originalt arkivmateriale fra arkivdepot, skal dette skje iht. bestemmelsene i ?Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner? kapittel 5.

Intern bruk og lån fra aktivt arkiv (Tilbake)

Registrering/Utlånskort
Ingen saker må fjernes fra aktivt arkiv uten at utlånet registreres i journalen eller markeres ved utlånskort i arkivet. Ved bruk av elektronisk journal skal utlånet registreres i journalen. Utlånskortet skal være utfylt med låntakers navn/initialer, utlånsdato, saksnummer/løpenummer og innhold. Utlånskortet erstatter saken fysisk i arkivet. Ved retur til arkivet ajourføres journalen og utlånskortet og kortet fjernes fra arkivet.

Omslag
Utlånte saker skal under saksbehandlingen oppbevares i spesielle omslag som skiller dem tydelig fra øvrige saksomslag. Avsluttede saker må ikke blandes med nye saker.

Saksbehandler
Saksbehandler er ansvarlig for at dokumenter i den enkelte sak holdes samlet og at dokumentene ikke påføres nye notater eller skades. Saksbehandler er ansvarlig for at frister for tilbakelevering overholdes.

Utlånte dokumenter
Arkivtjenesten kontrollerer at utlånte saksmapper leveres tilbake i rett tid og at mappene er i rett stand. Arkivansvarlig / depotansvarlig setter mappene tilbake på rett plass i arkivet.

Ekstern bruk og lån (Tilbake)

Henvendelser
Adgangen er i all hovedsak regulert av offentlighetslovens, forvaltningslovens og personopplysningslovens bestemmelser.

Postjournalen er offentlig når registreringsopplysninger av fortrolig art er anonymisert, gjort uleselig eller slettet. Postjournalen er den naturlige innfalsvinkelen for det brede publikum til dokumenter i aktivt arkiv.

Alle henvendelser om nyere materiale skal gå via arkivtjenesten. Arkivtjenesten skal betjene arkivet og på forespørsel hjelpe publikum med å finne de nødvendige dokumenter og opplysninger dersom disse er tilgjengelige for vedkommende.

Forespørsel om innsyn i eldre og avsluttet arkiv i kommunens/virksomhetens bortsettingsarkiv skal gå via arkivleder.

Forespørsel om innsyn i eldre og avsluttet arkiv i kommunens/virksomhetens arkivdepot skal gå via kommunens depotansvarlig. Hvis IKA ivaretar depotansvaret for kommunen viser arkivleder den eksterne bruker til IKA.

IKA har egne regler for betjening av eksterne brukere som er i overensstemmelse med offentlig lov og regelverk.

Forespørsel fra forskere om bruk av klausulert materiale skal gå via vedkommende departement.

Publikum
Forholdene skal legges til rette for at allmennheten kan gjøre seg bruk av arkivmateriale i henhold til lover og forskrifter. Bruker må gjøres kjent med reglene for utlån. Publikum som gjør bruk av materialet skal underskrive taushetserklæring, kvitere for utlevert materiale og skal anvises plass under oppsyn.

Registrering/Utlånskort
Ingen saker må fjernes fra arkivet uten at utlånet registreres samt markeres ved utlånskort i arkivet. Utlånskortet skal være forskriftsmessig utfylt og erstatter saken fysisk i arkivet på samme måte som for internt utlån. Ved retur til arkivet ajourføres registreringen og utlånskortet og kortet fjernes fra arkivet. Det bør brukes standardblanketter for registrering og kvittering av utlånt materiale.

Utlånt materiale
Utlånt materiale skal ikke ligge framme over natten. Originalt materiale kan ikke lånes ut fra virksomheten til eksterne brukere, unntatt i helt spesielle tilfeller. I slike tilfeller skal en være garantert sikre og betryggende oppbevaringsforhold i tråd med lovverkets bestemmelser. Utlånet skal registreres etter vanlig prosedyre. All forsendelse gjennom postverket skal foregå rekommandert.

Kopier
Ved forespørsel har berørte parter i en sak krav på kopi av originalt materiale. Det kan kreves betaling for kopi etter gjeldende retningslinje for dette.