Arkivplan.no

Rutine for gradering av post - Alle

  Utskriftsvennlig versjon

Merk! Brukere av denne rutinebeskrivelse bør også gjøre seg kjent med gjeldende post- og ekspedisjonsrutier.

Deltaker:

Steg:

Aktivitet:

     

     

     

Leder

1

Det er leder som har ansvar for å vurdere om et dokument er unntatt offentlighet og hvilke tilgangsbegrensninger de ulike brukergrupper skal ha til dokumentet.

     

     

     

Saksbehandler

2

Saksbehandler er ansvarlig for å skjerme dokumenter med følsomme opplysninger mot innsyn under saksbehandlingsprosessen, og kontrollere at disse er påført riktig hjemmel for unntatt offentlighet.

     

     

     

Arkiv

3

Dokumenter som inneholder opplysninger som skal skjermes registreres med koden UO (= Unntatt Offentlighet) i sak/arkivsystemets postjournal. I tillegg registreres hvilke opplysninger om saken som skal være avskjermet i rapporten Offentlig journal, samt hvilke paragrafer i lovverket som begrenser innsynsretten.

     

     

     

     

4

Registrerer evt. tilgangsgruppe dersom dette er aktuelt etter instruksjon fra leder (jfr. steg 1).

Eksempler på opplysningstyper som det ofte knytter seg unntagelse fra offentlighet til:

  • Personopplysninger
  • Kontrakter/avtaler
  • Innkjøp/anbud
  • Konkurser
  • Sivil og militær beredskap

Registrerer paragraf for unntagelse fra offentlighet i skjermbildet for dokumentopplysninger i sak/arkivsystemets postjournalmodul.